Bir firmayı aradığınızı düşünün telefonunuz çaldı çaldı sonra bir çalışan “Alo” diye yanıtladı. O an düşündüğünüz birçok soru olacaktır. “Doğru yerimi aradım acaba?” bunların başında gelecektir. Önce oranın neresi olduğunu öğrenmeye çalışacak, sonra kim olduğunuzu ve kiminle görüşmek istediğinizi anlatmaya çalışacaksınız. Kısa sürecek bir konuşma için harcadığınız zaman bir yana bir de bu arama sonrası firmanın sizde bıraktığı saygınlığı düşünün.
Telefona yanıt veren kişi aslında şirketin ön yüzüdür. Birçok kurum bu noktada farkında olmadan kayıplar yaşar.
Karşılama mesajı ve Mesai dışı anonsu ile ofisinize gelen telefon çağrısının yanıtlanması ve yönlendirmesi arayanın doğru kişiye ulaşmasını kolaylaştıracağı gibi ofisinizde ki telefon trafiğini etkili bir şekilde yönetmenizi sağlar.
(Firma) hoş geldiniz. Dâhili numarayı biliyorsanız lütfen tuşlayınız. Bilmiyorsanız, (Departman) için 1’i, (Departman) için 2’yi, (Departman) için 3’ü, Santrale bağlanmak için lütfen 0’ı tuşlayınız.
Peki, sizi mesai sonrası arayanlara ne olacak?
Onlara da belirleyeceğiniz bir mesajı dinleterek mesai dışında olduğunuzu nazikçe bildirmiş olacaksınız.
(Firma) aradığınız için teşekkür ederiz. Şirketimiz şu anda mesai saatleri dışındadır, bize hafta içi her gün 09-18 ve cumartesi günleri 09-14 saatleri arasında ulaşabilirsiniz. Teşekkür ederiz.
Mesaiye başladığınızda mesai dışında arayanların raporunu alabilir dilerseniz geri arama ile dönüş sağlayabilirsiniz.